Vereniging van eigenaren

Belangenbehartiging
Iedere appartementseigenaar is van rechtswege lid van de vereniging van eigenaren van het betreffende gebouw. Dit verplichte lidmaatschap eindigt pas door overdracht van het appartement. Het doel van de vereniging van appartementseigenaren is in de wet omschreven, te weten: de behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de eigenaren. Welke zijn dan die gemeenschappelijke belangen? In de eerste plaats de instandhouding en het onderhoud van het gebouw en de daarbij behorende technische installaties. Dus het bijhouden van het binnen- en buitenschilderwerk, het dak, de c.v.-installatie, de trappen, gangen, liften, galerijen en hal, enzovoorts, alles voor zover deze voor gemeenschappelijk gebruik bestemd zijn.

Structuur van de vereniging
De vereniging van eigenaren heeft - net als andere verenigingen - een bestuur en een ledenvergadering, de zogenaamde organen van de vereniging. De vergadering van appartementseigenaren (de ledenvergadering) vertegenwoordigt de hoogste macht in de vereniging omdat dit orgaan het bestuur benoemt en eventueel ontslaat. Met de vergadering van eigenaren wordt dus zowel het orgaan van de vereniging bedoeld als de bijeenkomst zelf. De vergadering van eigenaren neemt besluiten bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen (de helft + één) tenzij het splitsingsreglement anders bepaalt. Zij beslist bijvoorbeeld of het gebouw weer geverfd moet worden en zo ja, wanneer en aan wie de opdracht wordt gegeven. Ook stelt zij dan de eventuele extra bijdrage daarvoor vast. Of zij beslist dat iemand om bijzondere redenen het gebruik van zijn flatwoning moet worden ontzegd. De vergadering moet de begroting van kosten voor het volgende boekjaar goedkeuren en dient haar fiat te geven aan de rekening en verantwoording van de uitgaven van het afgelopen boekjaar van de vereniging. De vergadering beslist zo nodig over vervanging van de gezamenlijke cv-ketel of het omschakelen van olie op gas. Tenzij uitdrukkelijk anders in het reglement is bepaald, beslist de vergadering van eigenaren over alle zaken, die de eigenaren gemeenschappelijk aangaan.

Samen beslissen
Dat beslissen gebeurt in de bijeenkomst van eigenaren, ten minste éénmaal per jaar of zoveel meer als nodig is. In deze vergadering kan iedere eigenaar zelf of via een gemachtigde het woord voeren en zijn stem uitbrengen over op de agenda geplaatste onderwerpen en over wat er op de vergadering verder ter tafel komt. Hoeveel stemmen een appartementseigenaar in de vergadering kan uitbrengen wordt bepaald door het reglement van splitsing. Hierin ligt de kern van de bevoegdheid van elke eigenaar: hij of zij kan daadwerkelijk meebeslissen over alles wat het flatgebouw betreft. Wordt hij overstemd en heeft de meerderheid van de eigenaren [of een groot-eigenaar, die een heleboel appartementsrechten heeft, waardoor hij dus meerdere stemmen mag uitbrengen] een andere beslissing genomen, dan kan hij de zaak binnen een maand na de datum waarop het besluit viel of waarop hij van het besluit kennis had kunnen nemen aan de kantonrechter ter vernietiging voorleggen.

Bestuur
Bij grote verenigingen wordt het bestuur meestal gevormd door een beroepskracht, soms een privé-persoon, maar vaak ook door een bureau dat op deze vorm van bestuur geheel is ingesteld (ook wel administrateur genoemd). Het bestuur van de vereniging wordt door de vergadering van eigenaren benoemd en zorgt voor de dagelijkse gang van zaken, beheert het geld van de vereniging en ziet toe op de uitvoering van reparaties, regelmatig onderhoud en dergelijke. Bij het bestuur kunt u terecht als er een lekkage is, als de gemeenschappelijke verwarming kapot is, kortom voor alles wat het onderhoud van gebouw en installaties betreft. Bij grote flatgebouwen of complexen daarvan is er naast het bestuur soms ook een huismeester. Deze is vaak in dienst van de vereniging van eigenaren, verzorgt kleinere reparaties, neemt klachten in ontvangst en geeft deze door aan het bestuur en heeft verder een aantal huishoudelijke taken binnen het gebouw (en complex). Een zeer belangrijke taak van het bestuur is het opstellen van een be-groting voor het komende boekjaar van de vereniging en het klaarmaken van het exploitatie-overzicht over het afgelopen boekjaar.

Op basis van de begroting - een overzicht waarop alle te verwachten kosten staan vermeld, zoals verfwerk, tuinonderhoud, kosten van brand-stof voor de c.v., verzekering van het gebouw e.d. - wordt de bijdrage per maand [of drie maanden] in de servicekosten voor elke appartementseigenaar vastgesteld. Tot het betalen van deze bijdrage is iedere appartementseigenaar verplicht. Het bestuur zorgt voor de inning en verrekening van deze bijdrage.

Slapende vereniging wekken
Als de vereniging van eigenaren niet functioneert zoals dat moet, als het ware 'slaapt', kan dat nadelig uitpakken. Zeker kleine verenigingen van eigenaren (een huis met 1 boven- en 1 benedenwoning) leiden vaak een slapend bestaan. Hierdoor kunnen onduidelijkheden ontstaan over wat tot de gezamenlijke gedeelten behoort en wat tot de privé-gedeelten, onduidelijkheid dus over wie wat moet betalen. Bovendien heeft een slapende vereniging meestal niet voor een financiële reservering gezorgd, of voor een verzekering. Bij een urgente reparatie van het dak of het riool blijkt er dan geen geld gereserveerd te zijn, met alle gevolgen van dien. Als er al enige tijd niet meer vergaderd is en u het nodig vindt om de vereniging tot activiteit te wekken, kunt u het bestuur verzoeken de vergadering bijeen te roepen. Wanneer er geen bestuur is of dit weigert uw verzoek in te willigen, kunt u proberen de andere eigenaren om een overleg te vragen. In het splitsingsreglement staat meestal het minimum aantal eigenaren vermeld dat zelfstandig een vergadering bijeen kan roepen. Als uw mede-eigenaren niet op uw verzoek willen ingaan, kunt u de kantonrechter vragen de jaarlijkse vergadering uit te schrijven. In dat geval kunt u zich het beste tot de griffie van het kantongerecht wenden.

Gemachtigde geldgever
In de voorwaarden van de hypotheek komt de bepaling voor, dat de geldgever wordt gemachtigd namens u naar de vergadering van eigenaars te gaan en daar dan naar zijn goeddunken vóór of tegen bepaalde voorstellen te stemmen. In dat geval mag u uw stem niet meer uitbrengen. Verder komt in de hypotheekvoorwaarden een enkele keer de bepaling voor dat de lening opeisbaar is als de vergadering van eigenaars bepaalde belangrijke besluiten neemt, bijvoorbeeld om een gedeelte van het gebouw niet op te bouwen na een brand. Dit mag dan een uitzonderlijk geval zijn, de genoemde voorbeelden komen echt voor! Bij het bespreken van de hypotheekvoorwaarden moet u beslist naar dit soort zaken informeren. In het reglement van splitsing van het gebouw kan een bepaling zijn opgenomen, dat u, voordat u de flat kunt betrekken, daarvoor eerst toestemming moet vragen aan de vergadering van eigenaars, soms aan het bestuur (ballotage). Vóórdat de flat op uw naam komt, zal de makelaar of de notaris ervoor zorgen, dat die toestemming er is. In verband hiermee moet in de koopakte een bepaling staan (een zgn. ontbindende voorwaarde), dat u van de koop af kunt als de toestemming niet wordt verleend. De praktijk leert dat die toestemming slechts hoogst zelden wordt geweigerd en dan alleen nog in gevallen waarin aan te nemen valt dat de servicekosten voor uw flat te hoog zijn in verhouding tot uw inkomen, eventuele hypotheeklasten daarbij geteld.

Als u de flat koopt met de bedoeling deze te verhuren of in gebruik af te staan aan bijvoorbeeld uw studerende zoon of dochter, moet u vóór-af natrekken of voor zo'n gebruik toestemming van de vergadering van eigenaars of bestuur nodig is.