Aanstelling en taak van de notaris

Aanstelling
Om in Nederland tot notaris te kunnen worden benoemd moet men aan bepaalde inde wet omschreven eisen voldoen. De belangrijkste eisen zijn:

• dat de betrokkene Nederlander is;
• dat hij (of zij) de bij de wet voorgeschreven notariële examens met goedgevolg heeft afgelegd;
• dat de betrokkene daarna tenminste zes jaar als kandidaat-notaris praktijkheeft opgedaan op één of meer notariskantoren;
• dat de kandidaat-notaris met goed gevolg de examens van de Notariele Beroepsopleidingheeft afgelegd en
• in het bezit is van een ondernemingsplan dat aan de daarvoor gestelde eisenvoldoet.

Na zijn benoeming door deKoningin moet de notaris een drieledige eed afleggen, waarvan voor het publiekde beroepseed het belangrijkste onderdeel is. Daarin zweert (belooft) de notaris dat hij:

• de door hem aanvaarde taak eerlijk, nauwgezet en onpartijdig zal uitvoeren;
• zich zal gedragen naar de wetten, reglementen en de verordeningen die op hetnotarisambt betrekking hebben;
• geheimhouding zal betrachten ten aanzien van alles waarvan hij door zijn ambtkennis neemt.

Door het afleggen van de eed is de notaris niet alleen bevoegd, maar (behoudensenkele uitzonderingen) ook verplicht zijn diensten aan het publiek te verlenen.

Taak
De wet omschrijft de taak van de notaris als volgt: notarissen zijn ambtenaren,die - met uitsluiting van anderen - bevoegd zijn notariële akten op temaken, daarvan de dagtekening te verzekeren, de akten te bewaren en daarvanafschriften en uittreksels af te geven.

Bij opvolging van een notariszal tot dat de opvolgend notaris is benoemd het ambt van de defungerend notarismoeten worden waargenomen: de zogenaamde vacaturewaarneming. De kamer van toezichtwijst deze waarnemer ambtshalve aan. Deze waarneming kan worden gedaan dooreen kandidaat-notaris die voldoet aan de eisen om benoemd te worden tot notaris(zie hiervoor onder aanstelling).

Bij afwezigheid of bij ziektekan een notaris tijdelijk worden vervangen door een kandidaat-notaris (de zogenaamdelichte waarneming). De kandidaat-notaris moet ook bij deze waarneming voldoenaan de wettelijke vereisten om tot notaris te worden benoemd. Maar hier is destage-eis drie jaar. Ook deze aanwijzing tot waarnemer van de notaris geschiedtdoor de kamer van toezicht. De waarnemer heeft dezelfde rechten, bevoegdhedenen verplichtingen als een notaris. Notarissen, hun waarnemers en kandidaat-notarissenstaan onder strenge controle van de kamer van toezicht: een college van vijfleden, waarvan de president van een Arrondissementsrechtbank voorzitter is.

Het is ondoenlijk in kortbestek een volledig overzicht te geven van alle werkzaamheden die tot het terreinvan de notaris behoren. De in dit onderdeel van de site besproken wettelijkvoorgeschreven notariële akten vormen slechts een gedeelte van zijn werkterrein.De notaris rekent niet alleen het opstellen van de akten zelf tot zijn taak.Hij neemt tevens de verzorging op zich van al hetgeen rechtstreeks of zijdelingsop de akten betrekking heeft, zoals de publicatie in de daartoe bestemde registersvan onroerend goed, huwelijksvoorwaarden, naamloze en besloten vennootschappen,stichtingen en coöperaties.
In dit verband een enkele opmerking over notulen van algemene vergaderingenvan aandeelhouders.
Het staat de rechter vrij aan die notulen een zodanige bewijskracht toe te kennenals hij in ieder bijzonder geval zal menen te moeten doen. Dit klinkt niet erg positief. Voor vergaderingenwaarin uitsluitend hamerstukken worden behandeld, is dat geen bezwaar. Er zijnechter ook vergaderingen, waarvan de directie tevoren reeds aanvoelt, dat zijde gemoederen danig in beroering zullen brengen. Zelfs wanneer de discussiestijdens een dergelijke vergadering op een geluidsband zijn opgenomen, kan hetvaststellen van de notulen in een welles-nietes- spel ontaarden. Dit is uitgeslotenindien van het verhandelde in die vergadering een notarieel proces-verbaal wordtopgemaakt. Dat proces-verbaal bewijst - krachtens de wet - de juistheid vande inhoud.

Nog een ander voorbeeld:veronderstel dat u tot voor kort in loondienst was en nu voor uzelf wilt beginnen.U koopt een handelszaak, vol vertrouwen. Maar wat koopt u eigenlijk? De voorraden,de inventaris en de goodwill, of ook de handelsnaam? Zijn de rechten, vergunningenen aanspraken die tot de zaak behoren, in de koop begrepen? Of koopt u de zaakmet alles erop en eraan, dus ook de schulden? Weet u zeker welke schulden erzijn? Voorzichtigheid is geboden! Dit geldt ook voor het kopen van de aandelenvan een B.V. De aandelen zijn privé-bezit van de verkoper, die niet aansprakelijkis voor de schulden van zijn B.V. Wat is het gevolg als hij u €100.000,-voor de aandelen laat betalen, terwijl de B.V. €50.000,- méérschulden heeft dan u dacht?

Denkt u in dit verband tenslotteeens aan huur- en pachtzaken van enig belang, het verlenen van pandrecht, deoverdracht tot zekerheid van roerende goederen, het zich verbinden als borg,het aangaan of beëindigen van een maatschaps- of een firmacontract of eenaannemingscontract of het aangaan van een fusie.

Kortom, bij het aangaanvan al dit soort (financiële) verplichtingen, waarvan u de draagwijdtewellicht niet geheel kunt overzien, verdient het sterk aanbeveling advies tevragen aan een deskundige: de notaris. Hij zal u graag alle gewenste informatieverstrekken.